Aprenda a montar um Livro Caixa no Excel

Quem não teve problemas com números na época da escola? Relatos como esse costumam ser comuns até mesmo entre adultos. Muitos cresceram sem saber disso, mas a verdade é que a gente tende a não gostar daquilo que não conseguimos aprender e, como a Matemática pode ser mais complicada do que outras matérias, fica fácil atribuir a "culpa" à falta de talento ou aptidão. Mas, de acordo com a neurociência, qualquer um pode aprender qualquer coisa, basta treinar o cérebro para isso. Se você quiser reler nosso artigo sobre Programação Neurolinguística, clique aqui.

Fato é que, gostando ou não, os números são essenciais ao longo da vida. Ainda que todas aquelas fórmulas não sejam necessárias no dia a dia da maioria das pessoas, algumas certamente vão abrir portas, principalmente para quem é microempreendedor ou está pensando em abrir uma empresa e precisa fazer a contabilidade.

Nesse artigo, vamos ensinar algo básico para qualquer empreendedor, montar um Livro Caixa. Mesmo se você tiver o apoio de um escritório de Contabilidade, ainda assim vai precisar ter noção de como isso é feito, até porque o controle precisa estar nas suas mãos. Se você ainda não superou os problemas com os números, o curso gratuito do Profis Online Excel para Microempreendedor simplifica a Matemática. Mãos à obra!

Abra uma planilha em branco

O primeiro passo é abrir uma nova planilha. Para isso, basta clicar duas vezes sob o símbolo do Excel na sua barra de tarefas e escolher a opção “Pasta de Trabalho em Branco”. Por padrão, o Excel nomeará qualquer novo documento como “Pasta 1”. Por isso, é importante assim que abrir um documento em branco, salvá-lo com o nome do seu trabalho, assim ficará mais fácil acessar depois.

Nesse caso, você pode salvar como “Livro Caixa” clicando em Arquivo, Salvar como, e escolhendo o local. Depois disso, para salvar quaisquer alterações, basta clicar direto em “Salvar” ou no símbolo roxo do disquete.

Feito isso, você pode começar a montar a sua tabela. Para quem não tem familiaridade, importante destacar três pontos:

- As linhas são identificadas por números e as colunas por letras. Qualquer fórmula que você inserir, contabilizará primeiro a coluna e a linha correspondente, por exemplo, A1, B2. Nesses exemplos, o Excel calculará os números contidos nas colunas A e linha 1 e B, linha 2.

- Os cálculos do Excel seguem a regra matemática, ou seja, a sequência será: Multiplicação, Divisão, Soma e Subtração. Quando existirem parênteses, serão resolvidos os mais próximos primeiro e depois os mais afastados.

- O Excel é capaz de resolver qualquer fórmula, bastando inserir na célula em branco o sinal de igual (=) na frente e em seguida copiar a fórmula como no caderno. Exemplo: =2+3*4/2-4. Se você copiar exatamente isso no Excel e apertar enter, o resultado será 4, pois primeiro ele vai resolver a multiplicação (3*4), cujo resultado será 12, e então dividir o valor por 2 (como na fórmula), que dará 6. Nesse caso, ficará 2+6-4, cujo resultado é 4.

Livro Caixa Diário

Agora que você já aprendeu a abrir e salvar uma planilha, bem como inserir as fórmulas básicas, já pode começar a montar seu Livro Caixa. O ideal é começar pelas entradas e saídas do dia, e depois é possível também fazer um controle mensal ou até anual, conforme veremos nos tópicos posteriores.

Quando você abre uma nova planilha, na barra inferior aparece o nome “Planilha 1”. Isso porque é possível inserir várias abas em um único arquivo. Ao lado da primeira aba, tem um sinal de +. Clicando nele, uma nova planilha se abrirá ao lado. O ideal em um Livro Caixa Diário é ter todos os dias do mês em um mesmo documento, abrindo uma aba para cada dia e renomeando de acordo com a data correta.

Feito isso, o Livro Caixa Diário deverá ter sempre as entradas e saídas em tabelas separadas, conforme o modelo abaixo. Lembrando que ao lado da data não é necessário digitar o dia. Com a fórmula =hoje() e enter, automaticamente o Excel preencherá com a data atual, sem risco de digitar o dia errado.

Na planilha de Entrada, você pode inserir os valores recebidos no dia, tais como uma venda à vista ou a primeira parcela de uma compra a prazo. Após isso, no Total recebido, insira a fórmula =soma(selecione as células com os valores da entrada) e aperte enter. No caso abaixo, o Excel somou os 100,00 da venda à vista e os 20,00 da primeira parcela da venda a prazo, o que totalizou 120,00. Na coluna dos valores, mantenha sempre o formato “Moeda”, no Menu “Página Inicial”, no campo “Número”, para que os valores apareçam em reais.

Já na planilha de saída, você vai inserir na coluna “Tipo” todos os pagamentos efetuados naquele dia, tais como Fatura de energia, fornecedor A ou B, conta de água ou algum material de escritório adquirido. No Total recebido, também será feita a soma de todos os valores contidos na coluna 2.

Outro recurso interessante no Livro Caixa é o de “Formatação Condicional”, no menu “Página Inicial” “Estilos”, ao lado de “Números”. Nesse menu, é possível configurar a cor da célula conforme o resultado. Por exemplo, se seu caixa ficou igual a R$ 0,00 nas entradas ou terminou com valores negativos na saída (menor do que zero), o Excel pode pintar automaticamente de outra cor para chamar a atenção.

Para isso, clique em Formatação Condicional, Regra de Realce das células e escolha a opção “É menor do que” ou “Maior do que”, insira o valor base e a cor de realce. Após isso, clique em “Ok”.

Livro Caixa Mensal

O Livro Caixa Mensal levará em conta os valores diários. Por esta razão a contabilidade diária precisará estar organizada e salva conforme o tópico anterior. Nesse caso, para o Livro Caixa Mensal, o ideal é abrir uma nova planilha e salvar como “Livro Caixa Mensal”, seguindo o mesmo exemplo dos controles diários e abrindo uma aba dentro do mesmo arquivo para cada mês do ano.

Se já estiver tudo pronto, a tabela terá mais ou menos esse formato:

Os valores contidos nos campos entrada e saída serão os mesmos resultados do seu controle diário. Basta selecionar o número correspondente no “Total Recebido”, na sua planilha de Entrada, e “Total pago”, na sua planilha de saída. No campo “Saldos” você pode inserir a fórmula =(valor de entrada – valor de saída), que fará a subtração das células de entrada e saída.

No exemplo acima, inserimos os valores de entrada e saída feitos no tópico anterior e o resultado foi negativo, já que saíram 20,00 a mais do que entrou. Nesse caso, poderíamos usar também o recurso de Formatação Condicional, para pintar em vermelho a célula quando o valor for menor do que R$ 0,00.

Livro Caixa Anual

O controle anual também será feito em cima dos Saldos mensais, a exemplo do Livro Caixa Mensal, que leva em conta os fechamentos diários. Nesse caso, a planilha terá mais ou menos essa aparência, mas agora com os meses.

No campo “Total” você pode inserir a fórmula =soma e selecionar, na horizontal, os saldos de todos os meses. No exemplo acima, somamos 150,00 com -20,00 e + 50,00, cujo resultado foi R$ 180,00.  Fazer o controle diário, mensal e anual é imprescindível para que você consiga visualizar um cenário macro do caixa da sua empresa e, assim, ter subsídios para tomar decisões estratégicas, tais como investir ou cortar custos.

No exemplo acima, podemos visualizar que, mesmo com o caixa no vermelho no mês de fevereiro, foi possível fechar o trimestre no azul, já que os meses de janeiro e março apresentaram saldos positivos.

Esse tipo de controle pode ser feito por você ou um colaborador, mas é importante que as planilhas estejam sempre atualizadas, afinal, sabemos que um dos principais motivos pelos quais uma empresa fecha nos primeiros anos é justamente a falta de uma Gestão Financeira adequada. Nesse outro artigo, revelamos alguns segredos dessa Gestão para microempreendedores.  

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